Để kinh doanh spa thành công thì cần có nhiều thứ hỗ trợ như kiến thức chuyên môn, kỹ năng quản lý và thực hành song song với đó là một công cụ giúp bạn lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý lịch hẹn, tính hoa hồng, quản lý dịch vụ, liệu trình… cũng như tổng hợp, xuất báo cáo để dựa vào đó so sánh hoặc đưa ra hướng marketing mới cho spa của mình. Vậy công cụ đó là gì? nó hỗ trợ spa hoạt động ra sao? Hãy cùng tìm hiểu phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp sau đây, nó sẽ cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc để vận hành hiệu quả.
Đặc điểm của một phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp
01
Lễ tân sử dụng phần mềm dễ dàng, thao tác tra cứu thông tin khách hàng nhanh chóng.
Đang xem: Giá phần mềm quản lý spa
02
Tích hợp với các thiết bị hỗ trợ cskh – marekting tốt hơn. Kết nối mọi bộ phận làm việc.
03
Tự động tính toán hoa hồng cho mỗi nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau trong spa.
04
Phân loại khách hàng, gán khách hàng vào nhóm để dễ dàng tương tác sau này.
05
Quản lý tốt việc xuất nhập hay chuyển kho, vật liệu tiêu hao theo từng dịch vụ. Quy trình mua hàng.
06
Báo cáo chính xác số liệu, nhiều biểu đồ báo cáo tổng quát đa dạng. Phần mềm dễ nâng cấp.
Tính Năng Phần Mềm
Phần mềm phù hợp với nhiều quy mô spa, chỉ 1 người sử dụng hoặc nhiều bộ phận sử dụng.
01. Lễ Tân – Thu ngân
Quản lý lịch hẹn – Tiếp nhận khách hàng tại spa
Tại màn hình này trên phần mềm các Lễ Tân sẽ thấy được tổng số lượng lịch hẹn với khách trong ngày tại spa. Họ có thể gọi điện nhắc lịch bằng Call center nhanh chóng.
Tiếp nhận và lên hồ sơ, tra cứu khách hàng, checkin & check outNhận, trả lời điện thoại và tin nhắn qua call center – sms brandnameThu tiền, in bill bằng nhiều hình thức, quản lý công nợ khách hàngQuản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu – chi tại spa trong ngàyBán sản phẩm, dịch vụ, liệu trình nhanh chóng. Đặt lịch tiếp theo
Các công việc hằng ngày của lễ tân và thu ngân được phần mềm giải quyết nhanh chóng, tránh sai sót rút ngắn thời gian khách chờ tại quầy. Các thông tin được lưu trữ và xác nhận trong báo cáo.
02. Tư vấn – Chăm sóc
Tư vấn – Chăm sóc khách hàng
Người tư vấn tại spa có thể dùng ipad sử dụng, ghi chú các thông tin tư vấn, lên dịch vụ, áp dụng ctkm, chiết khấu riêng từng khách hàng. Việc chăm sóc khách hàng spa được phần mềm thể hiện qua các trường sau:
Chăm khách không làm dịch vụChăm khách có ngày sinh nhậtChăm khách sau dịch vụNhắc lịch hẹn cho kháchKhách có hẹn nhưng lại không đếnGiải quyết khách có complaint về dịch vụ
Phần mềm này hổ trợ các SPA nhắc lịch auto đến khách qua tin nhắn SMS hoặc Noti của App Mobile, Spa có thể setup tự động gửi trước 1h hoặc 1 ngày tùy nhu cầu lựa chọn.
03. Khách hàng
Quản lý khách hàng – CRM
Thống kê đầy đủ các thông tin, lịch sử điều trị… của khách hàng. Thông tin hiển thị gói gọn 1 nơi giúp SPA dễ kiểm soát, quản lý.
Phân loại khách hàng này đến từ nguồn nào Zalo, Facebook, Hotline, Vãng lai, Giới thiệu hoặc Website.Thể hiện công nợ, tiền cọc trả trướcGhi chú, thông tinkhách hàng, chiết khấuLưu trữ hình ảnh trước – sau khi điều trị, thao tác trên ipad tiện dụngCác dịch vụ được mua, số lần đã điều trị. Tính hoa hồng tự động cho từng KTV, Bác sĩ điều trị và tư vấn viênNote ghi chú nhanh cho chi nhánh hoặc bộ phận liên quan cụ thể đến khách hàng, Media hổ trợ Tư vấn viên trên ipad, Tích hợp ký tên online (beta)
Để hổ trợ cho quá trình chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng spa thành nhiều nhóm, cho phép bạn lọc ra danh sách khách theo các tiêu chí yêu cầu, Spa có thể upsell hoặc tương tác với nhóm khách hàng này.
04. Hoa hồng
Hoa hồng – Quản lý nhân viên spa
Trường hợp khách hàng của spa giới thiệu thêm bạn bè đến làm dịch vụ thì phần mềm có chức năng phân loại và quản lý nhóm người giới thiệu này.
Danh sách người giới thiệu và được giới thiệuSố tiền đã chi hoa hồng, chi vào dịch vụ nàoMỗi Bác sĩ có mức hoa hồng khác nhau cho cùng một dịch vụCa khó có nhiều người chốt salesBác sĩ có thể thấy tổng quát chi tiết doanh thu của mình trong báo cáo
Đối với hệ thống spa có nhiều nhân viên thì phần mềm cho phép người quản lý spa quản lý tất cả công việc, lịch làm việc chia theo từng nhóm, phân quyền từng chi tiết hạn chế thất thoát dữ liệu hoặc sai thao tác.
Công việc quản lý nhân viên, tính hoa hồng, lịch làm việc, ca làm việc đều được phần mềm hỗ trợ tốt. Mỗi nhân viên tự động thấy được doanh thu của mình trong báo cáo của user.
05. Kho
Quản lý kho – Vật tư tiêu hao
Quản lý kho là công việc tốn nhiều thời gian nhất của người quản lý spa, đây cũng chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất thoát tài chính nếu như không được kiểm soát kỹ, phần mềm sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này qua các yếu tố sau.
Nhập – xuất kho / Xuất bán hàngQuản lý danh sách phiếu Oder khoVật liệu tiêu hao theo từng bước điều trịTheo dõi xuất bán hàng / Xuất điều trịChuyển kho về chi nhánh – Duyệt yêu cầu chuyển khoXem và theo dõi qua các thẻ khoQuản lý quá trình giao – nhận hàng hóa từ nhà cung cấp
Các báo cáo chi tiết về kho, sản phẩm được phần mềm liệt kê chi tiết và đẩy đủ, SPA có thể xem tồn kho theo số lượng, giá trị, nhập xuất kho, xuất bán hàng, điều trị, Công nợ nhà cung cấp, Báo cáo xuất kho.
Hãy thử phiên bản nâng cấp mới nhất của trình quản lý spa từ VTTech. Bạn sẽ thấy công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Công cụ giúp Spa quản lý công việc toàn diện
Với phần mềm do VTTech cung cấp, các bộ phận tại Spa sẽ liên kết làm việc với nhau nhịp nhàng.Khách hàng được phục vụ và chăm sóc tốt hơn,tạo ra quy trình vận hành chuyên nghiệp.
Khả năng tương thích và chỉnh sửa theo yêu cầu riêng được VTTech chú trọng !
Một số chi tiết được update gần đây
Điều hành – Quản lý
+ Các chỉ số báo cáo quan trọng
Bạn kiểm soát mọi mặt hoạt động của Spa thông qua các chỉ số báo cáo trong phần mềm đưa ra sau đây, nó cho bạn một cái nhìn tổng thể và rất nhiều chi tiết được thể hiện.
Danh sách báo cáo theo từng bộ phận của phần mềm
Hiện tại phần mềm đang cung cấp hơn 75 teamplate báo cáo cho toàn bộ các bộ phần từ doanh thu, hoa hồng, khách hàng…
Tổng số khách mới – cũ, lịch hẹn in – outBao nhiêu khách làm dịch vụ trong thángDịch vụ nào được khách ưa chuộngNhiều hơn thế nữa…
Phân quyền & Chế độ tùy chỉnh
Hệ thống được tổ chức phân quyền theo từng user, phân quyền chi tiết Control. Người quản lý có thể kiểm soát được “mọi vết thao tác” của một nhân viên bất kỳ.
Xem thêm: Tai Game Bao Dong Đỏ 3 Full Link Fshare, Download Red Alert 3
Tài khoản của người dùng chỉ được thấy và dùng trên những chức năng mà bạn cho phép. Đương nhiên cũng không thể chỉnh sửa trừ khi được cấp quyền.
Hoàn toàn chủ động trong việc phân quyền cho user
Chế độ tùy chỉnh phong phú
Bạn hoàn toàn chủ động trong việc thiết lập một vài trường dữ liệu trong phần mềm tuy nhiên nó cũng được thực thi ở trong giới hạn cho phép.
Khả năng tùy chỉnh cho phép người dùng cấu hình để phù hợp với khả năng sử dụng
Nhân viên + Thao tác
+ Các thao tác hằng ngày được đưa lên phần mềm một cách đơn giản
Bằng cách tối ưu hóa các thao tác một cách hết sức đơn giản để nhân viên có thể thực hành sử dụng dễ nhất. Phần mềm phân chia nhiệm vụ thao tác tương ứng với user được phân quyền. Khả năng hoán đổi và tùy chỉnh cho nhiều trường hợp.
+ Màn hình Desk (Điều Phối)
Thông báo chuyển – Nhận trạng thái Điều phối khách hàng theo sự chỉ định Trao đổi trực tiếp giữa các bộ phận tại màn hình hồ sơ khách hàng …
Lịch làm việc của Bác sĩ theo khung giờ, ngày tháng
Nếu như Lễ tân hoặc người nhận nhiệm vụ đặt lịch cho khách hàng dựa vào lịch làm việc của Bác sĩ, thì đây chính là điều mà bạn cần để lịch hẹn được đặt chính xác.
Màn hình lịch làm việc của Bác sĩ
Danh sách lịch làm việc của nhiều Bác sĩ được thể hiện theo khung giờ. Dựa vào đây có thể đặt hẹn chính xác với khách theo giờ trống của Bác sĩ. Những ngày Bác sĩ không làm việc được tô màu xám.
Tạo lịch nhanh bằng cách:
Click đúp vào khung giờ Phần mềm tự động dò số điện thoại đã có hồ sơ hay chưa Đổi lịch qua khung giờ và Bác sĩ khác dễ dàng …
Mỗi Bác sĩ cũng có thể tự xem lịch hẹn của chính mình ở màn hình lịch hẹn cá nhân Bác sĩ. Việc này giúp các Bác sĩ chủ động hơn trong công việc của mình.
Phân loại và quản lý khách hàng chi tiết
Phần mềm tổ chức quản lý khách hàng có một vài điểm khác biệt so với các phần mềm quản lý spa trên thị trường hiện nay.
VTtech sắp xếp các thông tin và thao tác liên quan đến khách hàng chung một nơi – Tiện cho việc tìm kiếm và tối ưu thao tác của nhân viên.
Như hình trên, bạn nhìn thấy toàn bộ thông tin của khách hàng đều được thể hiện gói gọn và chi tiết tại một nơi.
Trong một hồ sơ của một khách hàng thể hiện chi tiết sau:
Sơ đồ tầng, phòng Công nợ, điểm tích lũy Hẹn kế tiếp – Lịch sử đến Spa Phân loại theo nhóm/ nguồn từ đâu Mối quan hệ thành viênGhi chú quan trọng Lưu trữ hình ảnh Khảo sát – Tư vấn dịch vụPos chuyên nghiệp (commission tự động) Báo liệu trình mới / còn lại Điều trị (commission điều trị) Thanh toán bằng nhiều hình thức
Sử dụng chức năng “lọc khách hàng” theo các trường tùy chọn để phân loại và tạo một chiến dịch chăm sóc hoặc remarketing mới.
Để gia tăng lòng trung thành, thương hiệu và Cskh, remarketing hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo App Mobile dành riêng cho Spa được VTTech thiết kế. Bạn quản lý trực tiếp các thông tin xuất hiện trên App ngay trên phần mềm quản lý spa VTTech khi mua thêm.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ cho các Spa lưu trữ hình ảnh của khách hàng ngay tại quầy lễ tân. Bằng cách kết nối với camera gắn thêm lên trên máy tình dùng phần mềm, việc này giúp các spa có thêm thông tin về khách hàng và quản lý chuyên nghiệp hơn.
Chức năng quản lý đội Telesales (telemarketing), chăm sóc khách hàng. Kiểm soát công việc và đánh giá KPI
Đây sẽ là tính năng liên kết giữa phòng Marketing, Cskh mà bất kỳ Spa nào cũng cần có. Để biết cách thức hoạt động và sử dụng trong phần mềm như thế nào, bạn có thể xem chi tiết dưới đây.
Trong phần mềm quản lý spa VTTech, hạng mục này được chúng tôi chú ý và đặc biệt thiết kế riêng một quy trình làm việc hoàn chỉnh. Tạo ra một vòng tuần hoàn khép kín. Hiện tại, phần mềm đang cung cấp các tính năng sau cho đội Telemarketing
Dữ liệu được phòng marketing và telemarketing tạo được sẽ được đặt hẹn và chuyển xuống màn hình lịch hẹn của Lễ Tân của Spa. Như vậy đối với một khách hàng, phần mềm sẽ có thao tác gán cho một nhân viên follow và chăm sóc. Mọi phát sinh của khách hàng đều được báo đến các bộ phận liên quan.
Import data — Các dữ liệu từ bên ngoài được import vào phần mềm bằng nhiều hình thức. Tại đây, tiến hành phân chia data cho nhân viên xử lý. Chuyển dữ liệu — Có thể có một vài telesales có hiệu suất làm việc kém, bạn có thể di chuyển dữ liệu của người này cho tele khác xử lý. Connect website — API kết nối với website và truyền dữ liệu về cho nhân viên được chỉ định follow. Connect với Facebook — Thực hiện chat với khách hàng trên Facebook và tạo ticket. Ticket được chuyển tới người nhận follow. Nhắc nhở lịch — Nhắc lịch hẹn đã đặt cho khách, các lịch cần gọi lại của tele. Cấu hình — Chỉ định nhân viên nhận data được tạo ra từ nhiều hình thức. Báo cáo — Báo cáo chi tiết về hiệu suất cuộc gọi, tình trạng xử lý, KPI và một số chỉ số quan trọng khác.
Một vài công cụ để hỗ trợ telesales làm việc hiệu quả như: Call center, Sms brandname được phần mềm tích hợp mở rộng và có thể theo dõi lịch sử gọi, nghe lại ghi âm trực tiếp.
Xem thêm: Tải Game 2048 – 2048 For Android
+ Đội chăm sóc khách hàng
Đội CSKH dựa vào các hạng mục sau để làm việc:
Nhắc hẹn khách đến Spa đúng lịch Chăm sóc những khách không làm dịch vụ Chăm sóc khách sau điều trị Chăm sóc khách sau dịch vụ Chăm sóc ngày sinh nhật khách hàngChăm sóc khách có lịch hẹn với Spa nhưng không đến
Để đội CSKH biết được các tình trạng của khách hàng mà làm việc thì cần có sự thao tác của các bộ phận như: Lễ tân check-in, Bác sĩ đặt lịch chăm sóc… Còn lại đều được phần mềm hiểu và phân loại theo tình trạng tự động.
